Correio Eletrônico na Comunicação Oficial

O correio eletrônico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial. O campo Assunto do formulário de correio eletrônico da Mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. Para os arquivos anexados à Mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich text. A Mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre seu conteúdo.
Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de Confirmação de leitura. Caso não seja disponível, deve constar da Mensagem pedido de confirmação de recebimento. Nos termos da legislação em vigor, para que a Mensagem de correio eletrônico tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei. (do Manual de Redação da Presidência da República, edição 2002)